Chi phí xin Visa L-1 năm 2025 – Tính trọn gói và những khoản ẩn ít ai nói tới
Loại chương trình: Visa lao động không định cư (non-immigrant visa) cho người được thuyên chuyển nội bộ công ty (Intra-company Transferee) sang Mỹ. Chia thành L-1A cho quản lý/điều hành và L-1B cho người có kiến thức chuyên môn đặc biệt.
Điều kiện cốt lõi: Người thụ hưởng phải làm việc cho công ty nước ngoài đủ điều kiện (công ty mẹ, chi nhánh, công ty con, công ty liên kết) ít nhất 1 năm liên tục trong 3 năm gần nhất trước khi nộp đơn. Công ty ở Mỹ phải có mối quan hệ đủ điều kiện với công ty nước ngoài và đang hoạt động kinh doanh. Người L-1A phải đến Mỹ để làm việc trong vai trò quản lý hoặc điều hành; người L-1B trong lĩnh vực yêu cầu kiến thức chuyên môn đặc biệt.
Mức chi phí/đầu tư ước tính: Phí nộp đơn USCIS khoảng 2,055 – 4,805 USD (bao gồm I-129, phí chống gian lận, phí ACWIA nếu áp dụng). Phí xử lý ưu tiên (tùy chọn) 2,805 USD. Phí luật sư ước tính 5,000 – 15,000 USD trở lên. Không có yêu cầu đầu tư tối thiểu trực tiếp.
Thời gian xử lý hồ sơ ước tính: Thông thường 4 – 12 tháng hoặc lâu hơn. Xử lý ưu tiên 15 ngày lịch.
Link luật/nguồn chính thức: https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/visas-for-temporary-workers/l-1a-intra-company-transferee-executive-or-manager; https://www.uscis.gov/working-in-the-united-states/visas-for-temporary-workers/l-1b-intra-company-transferee-specialized-knowledge; 8 CFR 214.2(l)
Khi một doanh nghiệp Việt Nam muốn mở rộng hoạt động sang Mỹ hoặc chuyển nhân sự chủ chốt sang chi nhánh tại đây, Visa L-1 trở thành lựa chọn hàng đầu. Đây là loại visa dành riêng cho nhân viên quản lý, chuyên gia hoặc những người có kiến thức đặc thù được công ty mẹ điều động sang công ty con, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện tại Mỹ. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích về thời gian xử lý nhanh và khả năng định cư lâu dài, chi phí xin Visa L-1 lại là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp e ngại. Năm 2025, với những thay đổi trong chính sách di trú và phí lệ phí từ chính phủ Mỹ, việc tính toán chi phí trọn gói không chỉ dừng lại ở những khoản phí cơ bản mà còn ẩn chứa nhiều chi phí phát sinh ít được nhắc đến. Nếu không nắm rõ, doanh nghiệp có thể phải trả thêm hàng nghìn USD mà không lường trước được.
Visa L-1 không đơn thuần là một thủ tục hành chính. Nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chứng minh mối quan hệ giữa công ty mẹ và công ty con, cũng như khả năng tài chính của cả hai bên. Đặc biệt, với những doanh nghiệp lần đầu tiên xin Visa L-1, việc bỏ sót một khoản phí nhỏ cũng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trì hoãn hoặc thậm chí bị từ chối. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng hạng mục chi phí, từ những khoản bắt buộc phải nộp cho chính phủ Mỹ cho đến những chi phí ẩn như phí dịch thuật, phí tư vấn pháp lý, và cả những khoản chi không thể tránh khỏi khi chuẩn bị hồ sơ. Bên cạnh đó, chúng ta cũng sẽ phân tích những thay đổi về phí trong năm 2025 so với các năm trước, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chuẩn bị tài chính một cách hợp lý nhất.
1. Các khoản phí bắt buộc khi nộp đơn xin Visa L-1 năm 2025
1.1. Phí nộp đơn I-129 (Petition for a Nonimmigrant Worker)
Phí nộp đơn I-129 là khoản phí cơ bản và bắt buộc đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào muốn xin Visa L-1 cũng phải chi trả. Đây là khoản phí nộp cho Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) khi nộp đơn xin chuyển nhân sự sang Mỹ. Năm 2025, mức phí này dự kiến sẽ tăng nhẹ so với năm 2024, phản ánh chính sách điều chỉnh phí của USCIS nhằm bù đắp chi phí xử lý hồ sơ.
Cụ thể, phí nộp đơn I-129 cho Visa L-1 hiện tại (2024) là 700 USD. Tuy nhiên, theo thông báo từ USCIS, từ đầu năm 2025, khoản phí này có thể tăng lên 800 USD hoặc cao hơn, tùy thuộc vào lạm phát và nhu cầu xử lý hồ sơ. Đây là khoản phí không thể hoàn lại, kể cả khi đơn xin bị từ chối. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn khoản tiền này ngay từ khi bắt đầu quá trình xin visa.
Một lưu ý quan trọng là phí I-129 chỉ áp dụng cho mỗi đơn xin riêng lẻ. Nếu doanh nghiệp muốn chuyển nhiều nhân sự cùng lúc, mỗi người sẽ phải nộp một đơn I-129 riêng biệt, nghĩa là phí sẽ nhân lên theo số lượng người xin. Điều này có thể trở thành gánh nặng tài chính nếu công ty có kế hoạch điều động một đội ngũ lớn sang Mỹ.
1.2. Phí chống gian lận và phát hiện lạm dụng (Fraud Prevention and Detection Fee)
Bên cạnh phí nộp đơn I-129, USCIS còn thu thêm một khoản phí gọi là Fraud Prevention and Detection Fee, tức phí phòng chống gian lận. Khoản phí này áp dụng cho tất cả các đơn xin Visa L-1 và hiện tại là 500 USD. Năm 2025, khoản phí này dự kiến sẽ được giữ nguyên hoặc tăng nhẹ, nhưng chưa có thông báo chính thức. Mục đích của khoản phí này là để USCIS có thêm nguồn lực kiểm tra, xác minh tính xác thực của hồ sơ, tránh tình trạng lừa đảo hoặc lạm dụng chương trình Visa L-1.
Điều đáng chú ý là phí chống gian lận chỉ áp dụng cho đơn xin mới (initial petition) và không áp dụng cho đơn xin gia hạn Visa L-1. Do đó, nếu nhân viên của bạn đã từng có Visa L-1 và nay xin gia hạn, doanh nghiệp sẽ không phải trả khoản phí này lần nữa.
1.3. Phí xử lý nhanh (Premium Processing Fee) – Lựa chọn tốn kém nhưng hiệu quả
Đối với những doanh nghiệp cần gấp Visa L-1 để nhân sự có thể sang Mỹ làm việc trong thời gian ngắn, USCIS cung cấp dịch vụ xử lý nhanh (Premium Processing). Với dịch vụ này, thời gian xử lý đơn sẽ được rút ngắn từ 6-12 tháng (thời gian xử lý bình thường) xuống còn chỉ 15 ngày làm việc. Tuy nhiên, đổi lại, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm một khoản phí không hề nhỏ: 2.805 USD cho mỗi đơn xin (mức phí năm 2024 và dự kiến giữ nguyên trong năm 2025).
Premium Processing là lựa chọn phổ biến với những công ty có kế hoạch kinh doanh gấp hoặc nhân sự cần có mặt tại Mỹ ngay lập tức. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng vì chi phí này có thể làm tổng ngân sách xin visa tăng vọt, đặc biệt khi xin cho nhiều người. Một điểm cần lưu ý là dịch vụ xử lý nhanh không đảm bảo đơn xin sẽ được chấp thuận, mà chỉ đảm bảo USCIS sẽ trả lời (chấp thuận hoặc từ chối) trong vòng 15 ngày.
2. Chi phí phát sinh khi chuẩn bị hồ sơ Visa L-1 – Những khoản ít ai đề cập
2.1. Phí dịch thuật và công chứng hồ sơ
Một trong những khoản chi phí ẩn mà nhiều doanh nghiệp không lường trước được là phí dịch thuật và công chứng hồ sơ. Visa L-1 đòi hỏi tất cả các giấy tờ liên quan đến công ty và nhân viên xin visa phải được dịch sang tiếng Anh và công chứng bởi các đơn vị có thẩm quyền. Các giấy tờ thường cần dịch thuật bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ và công ty con tại Mỹ.
- Báo cáo tài chính, bảng lương, hợp đồng lao động của nhân viên xin visa.
- Các văn bản chứng minh mối quan hệ giữa công ty mẹ và công ty con (như biên bản họp, quyết định bổ nhiệm, v.v.).
- Hộ chiếu, bằng cấp, chứng chỉ của nhân viên.
Chi phí dịch thuật phụ thuộc vào số lượng giấy tờ và độ phức tạp của chúng. Trung bình, mỗi trang giấy tờ dịch thuật công chứng có thể tốn từ 20-50 USD. Nếu hồ sơ của bạn dài hàng trăm trang, tổng chi phí dịch thuật có thể lên đến 1.000-2.000 USD hoặc hơn. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp không chuẩn bị trước và phải dịch thuật gấp, chi phí có thể tăng gấp đôi.
2.2. Phí tư vấn pháp lý – Đầu tư đáng giá để tránh rủi ro
Mặc dù không bắt buộc, nhưng hầu hết các doanh nghiệp lần đầu xin Visa L-1 đều lựa chọn thuê luật sư di trú để tư vấn và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ. Lý do là vì quy trình xin Visa L-1 khá phức tạp, đòi hỏi sự am hiểu sâu về luật di trú Mỹ và kinh nghiệm xử lý các trường hợp tương tự. Một luật sư giỏi không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác mà còn tư vấn về chiến lược để tăng cơ hội thành công.
Chi phí thuê luật sư di trú cho Visa L-1 dao động rất lớn, từ 2.000-10.000 USD tùy thuộc vào uy tín của văn phòng luật và độ phức tạp của hồ sơ. Một số luật sư tính phí theo giờ (thường từ 200-500 USD/giờ), trong khi số khác tính phí trọn gói. Doanh nghiệp nên tham khảo kỹ và lựa chọn luật sư có kinh nghiệm với Visa L-1 để tránh những sai sót không đáng có.
Ngoài ra, nếu hồ sơ của bạn bị USCIS yêu cầu bổ sung thông tin (Request for Evidence – RFE), luật sư sẽ phải làm việc thêm để chuẩn bị hồ sơ bổ sung, dẫn đến chi phí phát sinh. Do đó, việc đầu tư vào một luật sư giỏi ngay từ đầu có thể tiết kiệm được nhiều chi phí và thời gian sau này.
2.3. Chi phí chuẩn bị công ty con tại Mỹ
Một yếu tố quan trọng nhưng thường bị bỏ qua khi tính toán chi phí Visa L-1 là việc chuẩn bị công ty con tại Mỹ. USCIS yêu cầu công ty con (hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện) tại Mỹ phải hoạt động thực sự và có khả năng chi trả lương cho nhân viên được chuyển sang. Điều này nghĩa là trước khi nộp đơn xin Visa L-1, doanh nghiệp cần:
- Thành lập công ty con tại Mỹ (nếu chưa có), với chi phí đăng ký kinh doanh, thuê văn phòng, mở tài khoản ngân hàng, v.v.
- Chuẩn bị báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, và chứng minh khả năng chi trả lương cho nhân viên trong ít nhất 1 năm.
- Thuê nhân sự địa phương (nếu cần) để đảm bảo công ty con hoạt động hợp pháp.
Chi phí thành lập và vận hành công ty con tại Mỹ có thể dao động từ 5.000-50.000 USD tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề kinh doanh. Đây là khoản chi phí lớn nhưng bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn xin Visa L-1 thành công.
3. Chi phí sau khi được cấp Visa L-1 – Những khoản cần chuẩn bị
3.1. Phí xin thị thực (Visa Stamping Fee) tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Mỹ
Sau khi đơn I-129 được USCIS chấp thuận, nhân viên xin Visa L-1 sẽ phải tiến hành xin thị thực (visa stamping) tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Mỹ. Khoản phí này, gọi là Machine Readable Visa (MRV) Fee, hiện tại là 205 USD cho Visa L-1 và dự kiến sẽ giữ nguyên trong năm 2025.
Tuy nhiên, đây chỉ là phí cơ bản. Trong một số trường hợp, nhân viên có thể phải trả thêm phí dịch vụ (nếu nộp hồ sơ qua trung tâm tiếp nhận hồ sơ) hoặc phí phỏng vấn gấp (nếu có nhu cầu). Ngoài ra, nếu nhân viên cần phải đi lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ hoặc phỏng vấn lại, chi phí đi lại và lưu trú cũng sẽ phát sinh.
3.2. Chi phí di chuyển và định cư ban đầu tại Mỹ
Khi nhân viên đã có Visa L-1 và sắp sang Mỹ làm việc, doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản ngân sách cho chi phí di chuyển và định cư ban đầu. Các khoản chi phí này bao gồm:
- Vé máy bay: Tùy thuộc vào thời điểm và hãng hàng không, vé máy bay khứ hồi từ Việt Nam sang Mỹ có thể dao động từ 1.000-3.000 USD.
- Chi phí vận chuyển hành lý và đồ đạc: Nếu nhân viên cần mang theo nhiều đồ đạc, chi phí vận chuyển có thể lên đến 2.000-5.000 USD.
- Tiền thuê nhà tạm thời: Trong những tuần đầu tiên, nhân viên có thể phải thuê khách sạn hoặc căn hộ ngắn hạn với chi phí từ 100-300 USD/đêm.
- Chi phí sinh hoạt ban đầu: Mua sắm đồ dùng cá nhân, mở tài khoản ngân hàng, mua sim điện thoại, v.v.
Tổng chi phí cho những khoản này có thể lên đến 5.000-10.000 USD tùy thuộc vào điều kiện sống của nhân viên. Doanh nghiệp cần thảo luận trước với nhân viên về việc ai sẽ chịu trách nhiệm cho những chi phí này (công ty hay cá nhân).
3.3. Phí gia hạn Visa L-1 và chuyển đổi trạng thái cư trú
Visa L-1 có thời hạn tối đa là 7 năm (đối với L-1A cho nhân viên quản lý) và 5 năm (đối với L-1B cho nhân viên có kiến thức đặc thù). Khi hết hạn, nếu doanh nghiệp vẫn cần nhân viên tiếp tục làm việc tại Mỹ, sẽ phải nộp đơn xin gia hạn. Chi phí gia hạn Visa L-1 tương tự như chi phí xin mới, bao gồm phí I-129 (800 USD dự kiến năm 2025) và các chi phí phát sinh khác như dịch thuật, luật sư, v.v.
Ngoài ra, nếu nhân viên muốn chuyển đổi từ Visa L-1 sang thẻ xanh (Green Card) để định cư lâu dài tại Mỹ, doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm chi phí cho quá trình này, bao gồm phí nộp đơn I-140 (Immigrant Petition for Alien Worker) và phí xử lý hồ sơ xin thẻ xanh. Chi phí này có thể lên đến 5.000-10.000 USD cho mỗi nhân viên.
4. Những thay đổi về chi phí Visa L-1 năm 2025 và ảnh hưởng đến doanh nghiệp
4.1. Dự kiến tăng phí từ USCIS
Năm 2025, USCIS dự kiến sẽ điều chỉnh tăng một số khoản phí liên quan đến Visa L-1 để bù đắp chi phí hoạt động. Ngoài phí I-129 tăng từ 700 USD lên 800 USD, một số khoản phí khác như phí sinh trắc học (biometric fee) hoặc phí xử lý hồ sơ cũng có thể tăng nhẹ. Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao các thông báo từ USCIS để cập nhật kịp thời và điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.
4.2. Chính sách di trú thắt chặt và ảnh hưởng đến chi phí
Trong những năm gần đây, chính phủ Mỹ đã siết chặt các quy định về Visa L-1, đặc biệt là đối với Visa L-1B (cho nhân viên có kiến thức đặc thù). USCIS ngày càng yêu cầu nhiều bằng chứng hơn để chứng minh nhân viên thực sự có kiến thức đặc thù và không thể thay thế bởi lao động địa phương. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng hơn, dẫn đến chi phí dịch thuật, luật sư và bổ sung tài liệu tăng cao.
Ngoài ra, tỷ lệ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thông tin (RFE) cũng tăng lên, kéo theo chi phí phát sinh để chuẩn bị hồ sơ bổ sung. Do đó, doanh nghiệp cần dự trù thêm 20-30% ngân sách so với dự kiến ban đầu để đề phòng những trường hợp này.
4.3. Ảnh hưởng của tỷ giá và chi phí sống tại Mỹ
Năm 2025, với tình hình kinh tế toàn cầu biến động, tỷ giá đồng USD có thể tăng cao, ảnh hưởng đến chi phí xin Visa L-1 của doanh nghiệp Việt Nam. Ngoài ra, chi phí sinh hoạt tại Mỹ cũng đang có xu hướng tăng, đặc biệt là ở các thành phố lớn như New York, San Francisco, hoặc Los Angeles – nơi nhiều công ty con của doanh nghiệp Việt Nam đặt trụ sở. Điều này có nghĩa là ngân sách cho tiền lương và phúc lợi của nhân viên sang Mỹ cũng cần được điều chỉnh tăng để đảm bảo cuộc sống của họ không bị ảnh hưởng.
5. Lời khuyên để tối ưu chi phí xin Visa L-1 năm 2025
5.1. Lập kế hoạch tài chính chi tiết từ sớm
Để tránh bị động trước những khoản chi phí phát sinh, doanh nghiệp nên lập một bảng tính chi tiết tất cả các khoản phí liên quan đến Visa L-1, từ phí nộp đơn, dịch thuật, luật sư cho đến chi phí định cư ban đầu tại Mỹ. Nên dự trù thêm 20-30% ngân sách để đề phòng những trường hợp phát sinh như RFE hoặc tăng phí bất ngờ.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp dự kiến xin Visa L-1 cho 1 nhân viên với chi phí cơ bản khoảng 5.000 USD, thì nên chuẩn bị sẵn 6.000-6.500 USD để đảm bảo không bị gián đoạn quá trình xin visa do thiếu hụt ngân sách.
5.2. Lựa chọn luật sư di trú có kinh nghiệm với Visa L-1
Mặc dù thuê luật sư di trú sẽ làm tăng chi phí, nhưng đây là khoản đầu tư đáng giá để tránh những sai sót có thể dẫn đến hồ sơ bị từ chối. Doanh nghiệp nên tìm kiếm những luật sư hoặc công ty luật chuyên về Visa L-1, có tỷ lệ thành công cao và được đánh giá tốt từ các khách hàng trước đó.
Một luật sư giỏi không chỉ giúp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ mà còn tư vấn về chiến lược để tăng cơ hội thành công, chẳng hạn như cách trình bày mối quan hệ giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc cách chứng minh kiến thức đặc thù của nhân viên (đối với L-1B).
5.3. Chuẩn bị hồ sơ công ty con tại Mỹ kỹ lưỡng
USCIS rất chú trọng đến việc công ty con tại Mỹ phải hoạt động thực sự và có khả năng chi trả lương cho nhân viên. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng công ty con đã được thành lập hợp pháp, có văn phòng thực tế, tài khoản ngân hàng hoạt động, và báo cáo tài chính rõ ràng. Nếu công ty con mới thành lập và chưa có doanh thu, doanh nghiệp cần chuẩn bị kế hoạch kinh doanh chi tiết và chứng minh nguồn tài chính đủ mạnh để duy trì hoạt động trong ít nhất 1 năm.
5.4. Xem xét lựa chọn Premium Processing khi cần thiết
Mặc dù Premium Processing tốn kém, nhưng trong một số trường hợp, việc rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ có thể mang lại lợi ích lớn hơn chi phí bỏ ra. Ví dụ, nếu nhân viên cần có mặt tại Mỹ gấp để ký kết hợp đồng hoặc triển khai dự án quan trọng, thì việc trả thêm 2.805 USD để xử lý nhanh có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí cơ hội khác.
Tuy nhiên, nếu thời gian không gấp, doanh nghiệp nên chọn xử lý hồ sơ bình thường để tiết kiệm chi phí.
5.5. Tận dụng các chương trình hỗ trợ từ chính phủ hoặc tổ chức
Một số tổ chức thương mại hoặc hiệp hội doanh nghiệp có thể cung cấp hỗ trợ về thông tin hoặc tư vấn miễn phí về Visa L-1. Doanh nghiệp nên tìm hiểu và tận dụng những nguồn lực này để giảm bớt chi phí tư vấn. Ngoài ra, một số công ty luật cũng có chương trình giảm giá cho khách hàng mới hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì vậy hãy chủ động hỏi thăm để nhận được ưu đãi.
Visa L-1 vẫn là một trong những con đường hiệu quả nhất để doanh nghiệp Việt Nam mở rộng hoạt động sang Mỹ và chuyển nhân sự chủ chốt sang làm việc. Tuy nhiên, chi phí xin Visa L-1 không hề nhỏ, đặc biệt là khi tính đến những khoản phí ẩn và phát sinh. Năm 2025, với những thay đổi trong chính sách di trú và phí lệ phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng hơn bao giờ hết để tránh những bất ngờ về tài chính. Việc nắm rõ từng hạng mục chi phí, từ những khoản bắt buộc như phí I-129 cho đến những chi phí phát sinh như dịch thuật, luật sư, và định cư ban đầu, sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách một cách hợp lý và tăng cơ hội thành công cho hồ sơ xin visa. Cuối cùng, sự chuẩn bị chu đáo và lựa chọn đối tác tư vấn đáng tin cậy sẽ là chìa khóa để quá trình xin Visa L-1 diễn ra suôn sẻ, mở ra cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp tại thị trường Mỹ đầy tiềm năng.
